إشعارات الدائن والتصحيحات: لماذا لا تعدّل فاتورة إلكترونية صدرت
في زمن الورق كان يمكن شطب الفاتورة الخاطئة وإعادة كتابتها. مع الفوترة الإلكترونية تصبح الفاتورة نهائية بعد إصدارها والإبلاغ عنها أو إجازتها. وكل تصحيح وثيقة جديدة تشير إلى الأصل.
القاعدة
ينص موجز سياسة المرحلة التجريبية على أن أي تعديل على فاتورة إلكترونية صادرة، بما في ذلك القيم والتواريخ والعناوين والأوصاف، يجب أن يتم عبر إشعار دائن أو إشعار مدين.
أي إشعار تستخدم
- إشعار الدائن: يخفض أو يلغي ما حملته الفاتورة، مثل مرتجع أو خصم لاحق أو خطأ في الفوترة لصالح العميل.
- إشعار المدين: يضيف إلى ما حملته الفاتورة، مثل بند منسي أو زيادة سعر.
حين لا يتعلق الخطأ بالضريبة أو المبالغ
للأخطاء في حقول أخرى كالتاريخ أو العنوان أو الوصف، أصدر إشعار دائن يقابل الفاتورة الخاطئة بالكامل، ثم أصدر فاتورة جديدة ببيانات صحيحة.
الهيكل نفسه والفحوص نفسها
يتبع إشعار الدائن أو المدين مخطط الفاتورة التي يعدلها، تفصيلية كانت أو مبسطة، ويُتحقق منه ويُبلَّغ عنه بالطريقة نفسها.
عادات عملية
- افحص البيانات قبل إرسال الفاتورة: المراجعة والاعتماد أرخص من إشعار دائن.
- أبقِ الفاتورة المرفوضة مسودة وصححها، فهي لم تُقبل أصلا.
- اربط كل إشعار بالفاتورة التي يصححها.